Wie man einen papierlosen Arbeitsablauf einrichtet (und warum!) (2024)

Und vor allem? Sich auf Papier zu verlassen ist teuer. Da sind zum einen die Kosten für das Papier selbst (ganz zu schweigen von den Auswirkungen auf die Umwelt) und zum anderen die Anforderungen an die physische Lagerung des Papiers.

Sie müssen auch bedenken, dass Ihre Mitarbeiter dadurch weniger effizient arbeiten und ihre Produktivität sinkt. Es verlangsamt sie nicht nur, es schafft mehr Raum für Fehler, was das Risiko erhöht.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, warum Ihr Unternehmen die Umstellung auf papierloses Arbeiten in Erwägung ziehen sollte, wenn es dies nicht bereits getan hat.

Die Vorteile des papierlosen Arbeitens

Kostensenkung

Platz ist immer eine Herausforderung für jede Organisation - die Kosten für die physische Lagerung sind für die meisten ein großer Kostenfaktor. Von den Papierkosten über Drucker, Hardware und Büromaterial bis hin zu den Kosten für Versand und Postversand kann der Verzicht auf Papier Sie können überraschend viel Geld sparen die Sie bei der Planung Ihres Budgets noch gar nicht berücksichtigt haben.

Die elektronische Speicherung ist die Antwort. Sie sparen Speicherplatz, Betriebskosten und Zeit, die Sie sonst mit der Suche nach einem bestimmten Dokument in einem unübersichtlichen Papierwust verschwenden würden.

Besonders jetzt, angesichts der COVID-19-Pandemie Veränderungen am physischen Arbeitsplatz verursachenEs kann zu unnötiger Komplexität führen, wenn Dateien in physischer Form gespeichert werden. Da Ihre Mitarbeiter möglicherweise von zu Hause aus arbeiten oder ihre Zeit zwischen dem Büro und der Fernarbeit aufteilen, ist es wichtig, dass sie alle den gleichen Zugang zu den erforderlichen Ressourcen und Dokumenten haben, die sie benötigen.

Als ein Artikel von Forbes weist darauf hin:

"Wir sprechen schon seit Jahrzehnten über das papierlose Büro, aber der durchschnittliche Büroangestellte verbraucht immer noch etwa 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Laut The Paperless Project (via Medium) geben amerikanische Unternehmen "über $120 Milliarden für gedruckte Formulare aus, von denen die meisten innerhalb von drei Monaten veraltet sind."

Bessere Zusammenarbeit & Fehlerreduzierung

Je weniger Menschen Ihre Arbeitsabläufe bearbeiten, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf menschliches Versagen, natürlich. Vor allem bei papiergestützten Verfahren ist die Gefahr menschlicher Fehler recht groß; das kann von unvollständigen Formularen bis hin zu unleserlicher Handschrift reichen.

So trivial sie im Moment auch erscheinen mögen (und die Fehler können leicht und unschuldig gemacht werden), können diese Fehler Ihre Arbeitsabläufe stören. Das kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter gegenseitig die Schuld geben, was zu Unmut führt oder einfach unzufriedene Mitarbeiter zur Folge hat.

Wenn Sie papierlos arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie den Arbeitsablauf selbst zu bemängeln und nicht die Teammitgliederund konzentrieren sich darauf, wie der Prozess verbessert werden kann, um in Zukunft bessere Leistungen zu erzielen. Dies führt zu weniger menschlichen Fehlern und bessere Zusammenarbeit und verbesserte Moral zwischen Mitarbeitern und Teams.

Verbesserte Sicherheit und Konformität

Wie bei der Digitalisierung jedes Arbeitsablaufs oder Prozesses gilt auch bei der Verlagerung Ihrer Dokumente in ein cloudbasiertes papierloses System, dass Sie Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen gegen physische Bedrohungen. Von Diebstahl bis hin zu Naturkatastrophen wie Bränden oder Überschwemmungen kann es leicht passieren, dass wichtige Daten, die in Papierform gespeichert sind, verloren gehen - wenn Sie diese Daten erst einmal gesichert haben, sind Sie mit Optionen zur Datenwiederherstellung viel besser auf Bedrohungen vorbereitet.

Sobald Sie von Bergen unvollständiger oder fehlender Papiere zu digitalen Papierspuren übergegangen sind, die Prüfung Ihrer Prozesse wird viel einfacher und schneller. Eine digitale Aufzeichnung von Dokumenten bedeutet mehr Transparenz und Sichtbarkeit, so dass Sie leichter sicherstellen können, dass Sie alle erforderlichen Branchen- und Regierungsvorschriften einhalten.

Schritte zur Einführung eines papierlosen Workflow-Modells

Hier sind die Grundlagen für die Entwicklung - und das ist wirklich das richtige Wort dafür - von papiergesteuerten Prozessen zu papierlosen Büroabläufen:

• Festlegung von Verfahren für die Dokumentenverwaltung: Dies ist von grundlegender Bedeutung und sollte die wichtigsten Interessengruppen in die Entwicklung einbeziehen, bevor Sie digitalisieren. alles.
• Entscheiden Sie, wo die Daten gespeichert werden sollen: In der Cloud? Auf Servern vor Ort? Nicht auf den Geräten der Mitarbeiter oder in anderen Silos, wo sie möglicherweise unzugänglich - und unsicher - sind.
• Nutzen Sie die Automatisierung: Es ist selbstverständlich, dass Sie diese Prozesse digitalisieren werden, aber ohne eine automatisierte Lösung für den Dokumenten-Workflow werden Sie feststellen, dass ein digitaler Prozess genauso zeitaufwändig und problematisch sein kann wie ein papierbasierter.
• Sichern Sie alle digitalisierten Dokumente: Stellen Sie sicher, dass Sie ein sicheres, zentrales Repository für sie finden und eine digitale Taxonomie verwenden, die für das Unternehmen sinnvoll ist.
• Benachrichtigung der Kunden über die Richtlinien zur Dokumentenvernichtung: Informieren Sie sie darüber, dass Ausdrucke der Vergangenheit angehören, und teilen Sie ihnen mit, wie Sie mit der Weitergabe und Aufbewahrung dieser Akten und Dokumente verfahren.

Verwendung der besten Tools zur Erleichterung papierloser Arbeitsabläufe

Wie sieht ein papierloser Arbeitsablauf aus? Es gibt kein Patentrezept, das für alle gilt. Denn der erste Schritt zur Schaffung eines papierlosen Arbeitsablaufs ist die Entscheidung die Arbeitsablauf, den Sie digitalisieren möchten.

Versuchen Sie, mit einem weit verbreiteten Arbeitsablauf zu beginnen, der denselben Prozessen folgt und häufig wiederholt wird. Ein Beispiel könnte das Onboarding neuer Mitarbeiter sein. Durch die Straffung dieses Prozesses kann Ihre Personalabteilung Unzählige Stunden wertvoller Zeitund hilft Ihren neuen Mitarbeitern, sich so effizient wie möglich auf ihre Aufgaben vorzubereiten.

Wenn Sie einen häufig genutzten Arbeitsablauf automatisieren, können Sie schnell eine Rendite erzielen. Gleichzeitig werden die Vorteile eines papierlosen Arbeitsablaufs auch für andere im Unternehmen frühzeitig deutlich.

Ein weiterer guter Ausgangspunkt für die Umstellung auf papierloses Arbeiten ist die Einbeziehung von elektronische Unterschriften für Ihre Prozesse. Die elektronische Unterschrift ist ein einfaches Mittel, um Zustimmung oder Genehmigung auf Ihren digitalen Dokumenten zu signalisieren, und sie ist rechtlich zulässig. Es ist eine sichere und bequeme Möglichkeit, Dokumente von überall aus online zu unterschreiben. E-Signatur-Software hat das Zeug dazu, Vereinbarungsprozesse zu beschleunigen und die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu maximieren.

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Mitratech bietet TAP Workflow-Automatisierung als eine einfach zu implementierende Lösung. Sie bietet eine vollständige Integration mit den modernsten und sichersten E-Signatur-Plattformen herum. Wenn Sie beginnen, papierlos zu arbeiten, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Formulare und Verträge den Vorschriften entsprechen, rechtsverbindlich und sicher sind.