Paperless-ngx zur zentralen Dokumenten-Verwaltung (Dokumente digitalisieren) (2024)

Paperless-ngx zur zentralen Dokumenten-Verwaltung (Dokumente digitalisieren) (1)

August 14, 2022 Stefan Lachner

Digitale Dokumente fallen an verschiedenen Quellen an: Manche kommen als E-Mail-Anhang, andere generieren wir selbst (Scan, PDF-Export, …). Paperless-ngx ist ein kostenloses Dokumentenmanagementsystem (DMS), mit dem Dokumente im papierlosen Büro aus vielen Quellen gesammelt, klassifiziert und organisiert werden können.

In diesem Beitrag erkläre ich dir die Grundlagen des Dokumentenmanagement-Systems paperless-ngx und werde dir ein paar Anregungen für deinen eigenen Workflow liefern. Dann kannst du auch schon direkt loslegen und deine Dokumente digitalisieren mit paperless-ngx!

Übersicht: Was ist ein Dokumenten-Management-System (DMS)?

Dokumentenmanagementsysteme bieten in der Regel folgenden Funktionsumfang an:

  • Hoch- und Herunterladen von Dokumenten
  • Texterkennung (OCR)
  • Volltext-Suche
  • Klassifizierung (Tags, Dokumentenklassen, …)
  • Zentrale Speicherung der Dokumente und Bereitstellung von Schnittstellen
  • Datenbankbasiertes Handling der Dokumente (keine Veränderung der Original-Dokumente)
  • Archivierungsfunktion (PDF/A)

Besonders die Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) ist eines der Features, die Dokumentenmanagement-Systeme wie paperless-ngx so nützlich machen: Ist beispielsweise ein Scan ohne erkannten Text nur über den Dateinamen auffindbar, so kann im Gegensatz dazu ein PDF mit hinterlegter Texterkennung im Volltext durchsucht werden.

Möchte man also wissen, in welchem seiner Scans das Wort “Rechnung” vorgekommen ist, wird nun nicht mehr nur der Dateiname, sondern auch der gesamte erkannte Inhalt durchsucht.

Paperless-ngx ist kostenlos und Open Source

Paperless-ngx ist kostenlos und wurde unter Open Source entwickelt. Das bedeutet, dass der Quellcode frei zugänglich ist und sich Entwickler auf der ganzen Welt an der Weiterentwicklung beteiligen können.

Für Interessierte ist hier der Link zu dem GitHub-Repository von paperless-ngx: https://github.com/paperless-ngx

Bis vor Kurzem gab es noch den “Vorgänger”, paperless-ng (also ohne das x), was ebenfalls kostenlos und Open Source ist. Jedoch hat der Programmierer (eine Einzelperson) die Entwicklung eingestellt, sodass eine Gruppe anderer Programmierer gemeinsam eine Weiterentwicklung ins Leben gerufen haben: Paperless-ngx.

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Online-Demo zu paperless-ngx

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Features: Paperless-ngx im papierlosen Büro

Webinterface

Paperless-ngx funktioniert so:

Auf einem zentralen Rechner, beispielsweise einem Synology NAS, läuft paperless-ngx im Hintergrund und ist über ein Webinterface erreichbar. Das sieht beispielsweise so aus:

Paperless-ngx zur zentralen Dokumenten-Verwaltung (Dokumente digitalisieren) (2)
Paperless-ngx zur zentralen Dokumenten-Verwaltung (Dokumente digitalisieren) (3)

Die Einstellungen zur Darstellungsform sind sehr vielfältig, sodass sich beispielsweise eigene Farben definieren lassen und benutzerdefinierte Filter zum Schnellzugriff hinzufügen lassen.

Ordnerstruktur trotz Dokumentenmanagement möglich!

Einer der großen Vorteile an paperless-ngx ist der, dass es das klassische, auf Ordnern basierende System mit dem modernen und überlegenen datenbankbasierenden System verbindet:

Intern nutzt paperless-ngx eine Datenbank, es können jedoch Dokumente auch über einen speziellen Eingangs-Ordner (“consume”) hinzugefügt werden. Wer gerne seine gespeicherten Dokumente weiterhin in Form von Ordnerstrukturen auf sehen möchte, der kann paperless-ngx so konfigurieren, dass es die Dokumente in der gewünschten Struktur in einem Ordner speichert.

In der Praxis könnte es beispielsweise so aussehen:

  • Inbox: Das ist beispielsweise unser “consume”-Ordner. Jedes Dokument, das hier landet, wird in das DMS überführt und dann aus der Inbox entfernt.
  • Dokumente: Das könnte unser “output”-Ordner sein. Wenn paperless-ngx entsprechend konfiguriert ist, lassen sich hier nahezu beliebig komplexe Ordnerstrukturen anlegen. Achtung: Dieser Ordner darf nicht verändert werden. Ideal ist hier z.B. ein unidirektionaler Sync zu einem Ordner, in dem man arbeiten möchte (und in dem auch mal etwas versehentlich gelöscht oder verschoben werden könnte). Wie man das genau einrichtet, zeige ich in diesem Beitrag.

Automatische Klassifizierung

Ein weiteres sehr mächtiges Feature von paperless-ngx ist die Möglichkeit der automatischen Klassifizierung.

Zunächst einmal eine kurze Erklärung, was ich mit Klassifizierung genau meine:
Alles, was an Zusatzinformationen an ein Dokument angehängt werden kann, um es genauer zu beschreiben und besser auffindbar zu machen.

Beispiele:

  • Tags: Tags kann man sich wie kleine Preisschilder oder Etiketten vorstellen. Sie können beispielsweise genutzt werden, um Dokumente thematisch zuzuordnen (taggen).
  • Dokumentenklassen: Sie geben an, was für eine Art von Dokument es ist. Also eine Rechnung, ein Lieferschein oder ein e-Book.
  • Korrespondenten: Hier lässt sich für Dokumente ein oder mehrere Korrespondenten festlegen. Also z.B. von wem eine Rechnung gekommen ist.

All diese Zusatzinformationen lassen sich auch automatisch hinzufügen. Hierfür kann man Regeln definieren und paperless-ngx übernimmt die Zuordnung von selbst.

Beispiel:

  • “Füge Dokumente, in denen das Wort Rechnung und vorkommt, automatisch der Dokumentklasse Rechnung hinzu.

E-Mail-Anhänge automatisch importieren

Ein extrem praktisches Feature von paperless-ngx ist der E-Mail-Fetcher:

Hier lässt sich für den eigenen E-Mail-Account ein Zugriff konfigurieren und paperless-ngx fügt automatisch bestimmte Anhänge zum System hinzu. So lässt sich folgendes Szenario realisieren:

Beispiel:

  • Alle E-Mails, in deren Nachricht oder Betreff das Wort Rechnung vorkommt, werden verarbeitet
  • Nur Anhänge in Form von PDFs werden beachtet
  • Zusätzlich muss auch im PDF das Wort Rechnung vorkommen (Inhalt).

Beispiel-Workflow mit paperless-ngx

Setzen wir nun die Features zu einem Workflow für ein papierloses Büro zuhause zusammen:

  • Scans: Ein Netzwerkscanner scannt automatisch in das “Consume”-Verzeichnis von paperless-ngx. So muss zum Scannen nicht einmal mehr ein Computer bedient werden.
  • E-Mails: E-Mails werden automatisch von paperless-ngx nach gewünschten Dokumenten durchsucht und diese werden automatisch hinzugefügt.
  • Andere Dokumente: Alles, was nicht per Scan oder E-Mail hinzugefügt wurde, kann manuell entweder über das Webinterface oder über den “consume”-Ordner in paperless-ngx importiert werden. Hier sind weitere Automatisierungen denkbar.

Vorheriger Artikel Paperless-ngx auf Synology-NAS installieren (funktioniert auch mit Container Manager)

Paperless-ngx zur zentralen Dokumenten-Verwaltung (Dokumente digitalisieren) (2024)

FAQs

Why use paperless-ngx? ›

Paperless-ngx is an application that indexes your scanned documents and allows you to easily search for documents and store metadata alongside your documents.

Where does paperless-ngx store documents? ›

By default, paperless stores your documents in the media directory and renames them using the identifier which it has assigned to each document. You will end up getting files like 0000123. pdf in your media directory.

What is the disadvantage of paperless? ›

One of the disadvantages of going paperless means implementing a variety of tools and software to manage your files effectively. While this could be an added benefit to offices—especially since it saves costs on buying paper and frees up storage spaces on computers—digital filing is quite costly.

Is paperless office a good idea? ›

Going paperless helps you reduce costs in several ways. The average office employee uses more than 10,000 pieces of paper annually. Imagine the cost of stationery which can be saved by going paperless.

What is the difference between paperless-ngx and papermerge? ›

What's the difference between Papermerge and Paperless-ng/Paperless-ngx? They are similar in many aspects. Compared to Papermerge, Paperless-ngx follows minimalist approach. Papermerge offers more complex features like multi-user, folder structure, document versioning, page management (split, merge, delete, rotate).

What is the default admin for paperless-ngx? ›

Default login is admin:admin via the webui, accessible at http://SERVERIP:PORT⁠ More info at paperless-ngx⁠ . For convenience this container provides an alias to perform administration management commands.

How do I go paperless with documents? ›

12 Tips for Going Paperless At Home
  1. Digitize Your Documents. ...
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  6. Optimize your Scheduling with Digital Calendars. ...
  7. Online Banking and Electronic Payments. ...
  8. Cloud Storage Solutions.

What is the point of going paperless? ›

Becoming a paperless office is a desirable goal for the majority of organisations. Doing so means reducing paper consumption and has the intention of saving a lot of money, helping the environment and speeding up business processes.

What are the benefits of paperless statement? ›

Pros of Paperless Bank Statements
  • Less Clutter. Receiving bank statements electronically rather than by traditional mail cuts down on the amount of paper you need to toss or recycle. ...
  • Identity Theft Protection. ...
  • Quick Access. ...
  • Better Recordkeeping. ...
  • Fewer Fees. ...
  • Environmental Benefit.
Jan 30, 2024

What is the difference between paperless ngx and papermerge? ›

What's the difference between Papermerge and Paperless-ng/Paperless-ngx? They are similar in many aspects. Compared to Papermerge, Paperless-ngx follows minimalist approach. Papermerge offers more complex features like multi-user, folder structure, document versioning, page management (split, merge, delete, rotate).

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Author: Mrs. Angelic Larkin

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